Virtuelle Assistenz (abgekürzt VA) – Nur wenige können mit diesem Begriff etwas anfangen. Die meisten Freunde und Bekannten schauen erstmal ratlos, wenn man ihnen erzählt, womit man sein Geld verdient. In Österreich jedenfalls ist diese Berufsgruppe noch nicht sehr weit verbreitet. In den USA unterstützen virtuelle Assistenten Unternehmen und Einzelpersonen schon seit vielen Jahren.

Was bedeutet Virtuelle Assistenz genau?

Eine VA übernimmt verschiedenste Tätigkeiten für Unternehmen als freie Mitarbeiterin. Sie ist also nicht fest angestellt und arbeitet auch nicht vor Ort. Alle Tätigkeiten werden online durchgeführt. Bezahlt wird auf Rechnung und die Steuern führt die VA selber ab. Virtuelle Assistenten sind demnach selbst Unternehmer und führen in den meisten Fällen ein Einzelunternehmen mit Gewerbeschein. Wieviele Stunden unterstützt werden soll, ob langfristig oder für einzelne Projekte, wird individuell mit jedem Auftraggeber vereinbart. Eine VA wird im Regelfall mehrere Auftraggeber unterstützen, sonst würden auch eine Scheinselbständigkeit drohen.

Die Arbeit als virtuelle Assistentenz bringt viel Freiheit. Als Unternehmerin kann das Business nach den eigenen Vorstellungen geführt werden. Arbeitszeiten, Auftraggeber und Tätigkeiten werden selbst bestimmt. Dies bringt natürlich eine hohe Verantwortung mit sich. Selbstorganisation, Disziplin, Durchhaltevermögen und wirtschaftliches Denken sind unerlässlich.

Laptop an, Ladekabel rein, Internetverbindung einrichten und los geht´s. 

Du meinst VAs leben auf einer kleinen Insel irgendwo im Ozean und arbeiten am Strand, mit einem Cocktail in der Hand? Womöglich! Das schöne ist ja, sie können ihren Arbeitsplatz selbst wählen. Ob sie nun am Strand sitzen, in einem Coworking-Space ihrer Stadt oder der Wohnung am Land – alles ist möglich! Im Endeffekt zählt nur, dass sie ihre Dienstleistung einwandfrei erledigen.

Welche Aufgaben übernimmt eine Virtuelle Assistenz?

Die Aufgaben sind vielfältig und quasi alles, was von einem Unternehmen ausgelagert werden kann, kann durch eine VA übernommen werden. Das geht von simplen administrativen Aufgaben bis hin zu komplexen Aufgabenstellungen und beratender Tätigkeit. Ich hab dir eine grobe Liste an Arbeitsgebieten zusammengestellt, die genaue Liste an Tätigkeiten, die eine VA übernehmen kann ist natürlich viel länger (Hier findest du eine detaillierte Aufstellung)

• Administrative Aufgaben
• Office Management
• Support
• Eventplanung
• Persönliche Aufgaben
• Buchhaltung
• Social Media
• Pinterest
• Online-Marketing
• Offline Marketing
• E-Commerce
• Podcast
• Grafikdesign
• Webdesign

Wenn du überlegst Tätigkeiten auszulagern, frag bei einer Virtuellen Assistenz einfach nach, ob sie diese Aufgaben übernehmen könnte. Viele VAs lernen sich in neue Aufgabengebiete sehr gerne ein und scheuen sich nicht vor der Herausforderung. Zählt die Tätigkeit nicht zu ihrem Portfolio, kann sie dir sicherlich jemanden aus ihrem Netzwerk empfehlen.

Virtuelle Assistenten sind Experten auf ihrem Gebiet

Viele VAs spezialisieren sich auf bestimmte Gebiete und werden darin richtig gut. Das ist sowohl von Vorteil für die VA,  immerhin wird sie sich in Bereiche vertiefen, die ihr am meisten Freude bereiten, als auch für den Auftraggeber – bekommt er doch eine kompetente Partnerin an seine Seite mit viel Wissen, Erfahrung und Liebe zur Arbeit. Und das ist nur einer der vielen Gründe, warum man mit einer VA zusammenarbeiten sollte. Die Spezialisierung kann sich dabei sowohl auf die angebotenen Leistungen, als auch das Themengebiet an sich beziehen. So arbeiten manche VAs zum Beispiel besonders gerne mit Coaches, nachhaltigen Unternehmen oder bestimmten Berufsgruppen wie Anwälten und Ärzten.

Ich habe mich dafür entschieden mit Coaches aus dem Bereich Gesundheit, Fitness oder Persönlichkeitsentwicklung zusammenzuarbeiten. Als gelernte Physiotherapeutin liegt mir der Gesundheitsbereich besonders am Herzen und kann mein Wissen hier einsetzen. Mit Fitness, Körperwahrnehmung und Krafttraining beschäftige ich mich sowieso am liebsten – ist meine Leidenschaften doch Poledance, Aerial Hoop und Acro Yoga. Das sieht nicht nur schön aus, sondern ist auch richtig anstrengend. So erfahre ich in der Zusammenarbeit mit Gesundheitscoaches gleich wertvolles Wissen für mich selber – perfekt!

Wo finde ich eine Virtuelle Assistenz?

Meine Lieblingsplattform ist LinkedIn, hier finden sich viele verschiedene Virtuelle Assistenten, welche Beiträge zu ihrem Thema und ihrem Angebot posten und durch Interaktion in der Community präsent sind. Im Suchfeld kannst du „Virtuelle Assistenz“ oder „Virtuelle Assistentin“ eingeben und dir gezielt jene Personen anzeigen lassen, welche diesen Begriff (Keyword) in ihrem Profil stehen haben. Der Vorteil auf LinkedIn ist, dass du dich hier gezielt vernetzen kannst mit Personen, die dir sympathisch und kompetent erscheinen. Durch die von dieser Person veröffentlichten Beiträge und Kommentare kannst du dir erst einmal ein Bild deiner zukünftigen potentiellen VA machen. Wenn du meinst das könnte passen, schreib sie einfach an. Die meisten VAs bieten übrigens ein unverbindliches, kostenloses Erstgespräch an.

Als zweite Social-Media-Plattform eignet sich Facebook sehr gut. Mittlerweile gibt es zahlreiche Gruppen, wo Virtuelle Assistenten ihre Dienstleistung vorstellen und Auftraggeber ihre Suche einstellen können. Gib am besten ebenfalls in das Suchfeld das entsprechende Keyword ein und trete den passenden Gruppen bei. Ich empfehle dir die Gruppe Virtuelle Assistenz suchen und finden.

Suchst du jemanden für Instagram, schaust du dich am besten direkt auf dieser Plattform um.

Auch über die Google-Suche kannst du VAs suchen und finden. Gib hier am besten die Tätigkeit an, für die du Unterstützung suchst, zum Beispiel „Virtuelle Assistenz Podcast“.

Fazit

Eine Virtuelle Assistenz wird dich und deine Arbeit bereichern, nimmt dir Aufgaben ab, die du weder gut kannst noch gerne erledigst, oder wofür du schlichtweg keine Zeit findest. Für jede Tätigkeit wird sich eine VA finden, die dir sehr gerne hilft, sich auf diese Tätigkeiten womöglich spezialisiert hat und dich mit Wissen und Können tatkräftig unterstützen wird.  Und das beste daran ist, dass ihr ein Team bilden werdet mit womöglich neuen Ideen für dein Business, Austausch und Freude am Zusammenarbeiten.

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