Es gibt zahlreiche virtuelle Werkzeuge (Tools), die dir deine Arbeit als Unternehmer erleichtern, vor allem in der Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz . Heutzutage brauchst du keinen Block und Stift mehr in der Tasche, um Notizen zwischendurch aufschreiben zu können. Vorbei sind die Zeiten, wo Passwörter auf Zettelchen versteckt in der Schublade liegen (hoffentlich jedenfalls!). Viele Tools kannst du bereits in der kostenfreien Version wunderbar auskosten und manche gibt es auch als App für das Smartphone. Waren dir diese bislang noch unbekannt, wirst du spätestens in der Arbeit mit einer VA diese kennen und lieben lernen. Ob zur Kommunikation, Datenaustausch oder gemeinsamen Projektplanung – durch Tools wird das gemeinsame Arbeiten einfacher, schneller und übersichtlicher. 

TRELLO – behalte den Überblick

Diese schlichte, digitale Pin-Wand hilft Überblick zu behalten und nichts zu vergessen! Ganz einfach kann man sich Karten erstellen mit Notizen, Checklisten und Aufgaben, Fristen setzen, Anhänge einfügen und noch vieles mehr. Eine Karte könnte zum Beispiel “Sofort zu erledigen” heißen und die dazu angeführten Notizen enthalten jene Aufgaben, die besonders dringend sind. Die Notizen lassen sich einfach hin- und herverschieben. Eine Aufgabe wurde bereits angefangen, aber nun muss auf Rückmeldung gewartet werden? Mit einem Klick ist diese Notiz auf die Karte “Auf Rückmeldung warten” verschoben.

Das ganze lässt sich auch gemeinsam bearbeiten, so dass jedes Teammitglied weiß, welche Aufgaben anfallen und welche dringend zu erledigen sind, wo Feedback benötigt wird oder was bereits geschafft wurde. Als Kunde könnte man demnach Aufgaben oder weiterführende Informationen in Trello einpflegen und die VA kann den Fortschritt und Ergebnisse teilen. Kein Chaos mehr durch gegenseitiges EMail schicken! 

LASTPASS – vergiss deine LogIns nicht

Niemand kann sich so viele Passwörter merken, wie man sie in seiner täglichen Arbeit braucht. Ich empfehle daher ganz klar einen Passwortmanager wie Lastpass. So braucht man sich nur sein Masterpasswort zu merken. Und in Zeiten von DSGVO sind diese sensiblen Kundendaten sicher verwahrt. Bei neuen Passwort-Eingaben schlägt das Tool ein sicheres Passwort von alleine vor und speichert dieses gleich ab. Zur Organisation lassen sich die unterschiedlichen Passwörter auch kategorisieren. So habe ich zum Beispiel einen Ordner für meine eigenen Passwörter und je einen eigenen Ordner für jeden Kunden. Als Kunde kannst du deiner VA sogar Passwörter freigeben, ohne dass diese sie sehen kann, und im Bedarf die Freigabe wieder entziehen. 

CANVA – stelle es grafisch dar

Wer Grafiken für Social Media erstellen möchte, braucht unbedingt Canva. Alle möglichen Designs können bereits in der Gratis-Version unkompliziert kreiert werden. Es gibt zahlreiche, wunderschöne Vorlagen und tolle Bilder zur Auswahl. In der Pro-Version können eigene Branding-Farben gespeichert werden und bleiben somit stets griffbereit. Erstellte Grafiken können mit anderen Nutzern geteilt werden, so dass diese ebenfalls Zugriff darauf haben und die Grafik benutzen und verändern können. Aber nicht nur für Social Media Beiträge gibt es zahlreiche Vorlagen und Gestaltungsmöglichkeiten – ebenfalls für Präsentationen, Arbeitsblätter, Lebensläufe, Logos, Poster, Visitenkarten.. und noch mehr! Ich würde behaupten, dass jede Virtuelle Assistenz dieses Tool kennt – und es dir sicherlich gerne vorstellt.

GOOGLE DRIVE – hab alles an einem Ort

Zum Speichern und Austauschen von Dateien. Diese sind dann nicht lokal auf dem Rechner abgespeichert, sondern von überall abrufbar. Zum einmaligen Austausch von großen Dateien kann man auch andere Tools wie wetransfer benutzen – möchte man jedoch gemeinsame Ordner teilen, dabei eine gewisse Struktur anlegen und Übersicht behalten, empfiehlt sich Google Drive. Wenn du als Kunde beispielsweise eine virtuelle Assistentin engagierst zur Unterstützung für deine Buchhaltung, könntest du alle Belege und Kontoauszüge in einen Ordner abspeichern und deine VA holt sich diese von dort ab und ordnet diese strukturiert in entsprechende Unterordner ab. 

HOOTSUITE – mach dir einen Plan

Zum Vorplanen von Postings für LinkedIn benutze ich Hootsuite. Ich sehe sofort, wie der Beitrag aussehen wird und kann diesen als Entwurf speichern, sofort posten oder für einen späteren Zeitpunkt einplanen und automatisch posten lassen. Möchte man die Beiträge lieber direkt posten (soll angeblich etwas mehr Reichweite bringen) kann man trotzdem Hootsuite zum Entwerfen und Planen nutzen. Zum direkten Posten würde man dann einfach den bereits entworfenen Post kopieren und direkt über LinkedIn veröffentlichen. Besonders praktisch ist das Tool dann, wenn ich nicht direkt posten kann oder möchte – beispielsweise im Urlaub oder wenn ich nicht ständig an das Posten denken möchte. So kann ich mich einmal die Woche oder alle zwei Wochen auf die Vorplanung konzentrieren und der Rest geschieht automatisch zur eingestellten Zeit. Funktioniert auch für andere Social Media Kanäle.

AUDACITY – erstelle dir den perfekten Podcast

Audacity ist eine Software zum Aufnehmen, Schneiden und Optimieren von Podcasts. Ich selbst benutze mittlerweile die (kostenpflichtige) Software Reaper bzw. Ultraschall zur Nachbearbeitung. Audacity ist kostenfrei, sehr einfach zu bedienen und ebenfalls zu empfehlen. Die Audiodatei wird hochgeladen, Intro und Outro angefügt, Versprecher oder zu viele “ähms” ausgeschnitten. Mit Effekten und diversen Einstellungen kann die Klangqualität optimiert und Lautstärke geregelt werden – für ein optimales Hörerlebnis deiner Follower! Nach der Bearbeitung wird die Folge als MP3 gespeichert und lässt sich auf deinen Hoster hochladen.

TOGGL – behalte die Zeit im Blick

Du fragst dich, wo am Ende des Tages die Stunden geblieben sind? Nutze Toggl um deine Zeit aufzuzeichnen und auszuwerten, mit welchen Tätigkeiten du wie viel Zeit verbracht hast. Hast du ein Stundenpaket bei deiner Virtuellen Assistentin gebucht, kannst du dir Einblick in ihre Zeitaufzeichnung geben lassen und siehst somit genau, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen oder wie viele Stunden noch übrig sind. Das Tool ist einfach zu bedienen und die Zeit läuft auch weiter, wenn du das Browserfenster schließt. Über einen installierten Button (Add-on) in deinem Browser musst du das Tool nicht jedes Mal öffnen, sondern kannst über einen Klick die Zeiterfassung starten und wieder beenden.

SLACK – kommuniziere mit Anderen

Um die Kommunikation an einem Ort zu halten, empfiehlt sich Slack. Hier können mehrere sogenannte “Channels” eingerichtet werden zu bestimmten Themen. Ein Channel könnte zum Beispiel “Social Media” heißen – Nachrichten und Diskussionen zu diesem Thema finden sich dann ausschließlich dort. Ein anderer Channel könnte “Ideen” heißen zwecks Sammlung von Ideen. So weiß man sofort, in welchem Channel sich bestimmte Nachrichten befinden und hält Ordnung. Auch Dateien können in Nachrichten angefügt werden und Direktnachrichten unter Mitgliedern sind ebenfalls möglich. Funktioniert wunderbar bei einem größeren Team. 

ZOOM – triff dich virtuell

In Zoom können Online Meetings per Video oder Audio abgehalten werden. Für das erste Kennenlernen oder den regelmäßigen Austausch zwischen Kunde und Virtueller Assistenz eignet sich Zoom hervorragend – es ist kostenfrei, man sieht sich und hat auch die Hände frei zum Mitschreiben. Es ist möglich den Bildschirm freizugeben, was sehr praktisch ist, wenn man dem Gegenüber live etwas zeigen und erklären möchte. Das Meeting lässt sich mit einem Klick aufzeichnen, so kann man es sich später immer wieder in Ruhe ansehen. Wenn du ein Zoom-Meeting planst, braucht dein Gast nicht einmal einen Account – über einen Einladungslink kann schnell und unkompliziert am Meeting teilgenommen werden. Über Zoom kann man außerdem Interviews für seinen Podcast führen.